Zakładanie spółek prawa handlowego

  Kancelaria przeprowadza Klientów przez cały proces zakładania spółek prawa handlowego. Począwszy od doboru formy prawnej dla określonego modelu prowadzenia działalności, poprzez przygotowanie projektów umów spółki, ewentualne formalności przed notariuszem, a skończywszy na reprezentacji w postępowaniu rejestrowym w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Poniżej przedstawiamy poglądowe informacje dotyczące procedury zakładania spółek prawa handlowego. Ze względy na ramy opracowania nie mają one charakteru wyczerpującego.

Dla powstania spółki z o.o. konieczne są następujące czynności:

1. zawarcie umowy,
2. wniesienie przez wspólników wkładów na pokrycie kapitału zakładowego,
3. powołanie zarządu,
4. wpisanie spółki do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez sąd.

Ad. 1. Zawarcie umowy spółki.

Przepisy Kodeksu Spółek Handlowych wymagają, aby umowa spółki z o.o. była zawarta w formie aktu notarialnego (co oznacza, że musi zostać podpisana przez wspólników przed notariuszem w określonej przepisami formie) i aby zawierała obligatoryjnie:

1. określenie firmy (potocznie - nazwy spółki) i siedziby spółki (czyli miejscowości, w której spółka prowadzi działalność),

2. określenie przedmiotu działania spółki; oznacza to opisanie w umowie zakresu działalności jaką spółka będzie lub zamierza wykonywać; możliwe jest wymienienie różnorakiej działalności i niezależnie od tego czy będzie ona zasadniczą aktywnością spółki czy jedynie incydentalną;

3. określenie wysokości kapitału zakładowego; na kapitał zakładowy – jak już wskazano powyżej – składają się, wkłady wspólników wnoszone przy zakładaniu spółki; obecnie minimalna wymagana wartość kapitału zakładowego to pięć tysięcy złotych; pierwotna wysokość kapitału nie jest stała i może być zmieniana w trakcie rozwoju spółki.

Od wkładu na kapitał zakładowy należy odróżnić udział wspólnika w spółce, który jest ogółem uprawnień i obowiązków wspólnika wobec spółki. Udział wyznacza status prawny wspólnika i powinien stanowić odzwierciedlenie wkładów wniesionych do spółki. Dla przykładu, gdy w spółce w składzie trzech osób każdy ze wspólników wnosi wkłady o wartości 50 tyś. zł, wartość kapitału zakładowego wynosi 150 tyś. zł, a każdy ze wspólników może mieć po jednym udziale w spółce o wartości 50 tyś lub po 50 udziałów o wartości 100 zł. Liczba (wartość) udziałów odzwierciedla prawa i obowiązki wspólnika w spółce tzn., że np. w proporcji do posiadanych udziałów właśnie rozkładały będą się zyski i straty spółki oraz liczone będą głosy wspólników przy podejmowaniu uchwał. Wniesienie wkładów na pokrycie kapitału zakładowego to jeden z podstawowych obowiązków wspólników spółki z o.o. Wkłady, w zamian za które wspólnicy otrzymują udziały, mają postać pieniężną, bądź też niepieniężną – tzw. aportu. Przedmiotem wkładu niepieniężnego może być wszystko, co nie będąc pieniądzem, przedstawia jakąkolwiek wartość ekonomiczną mogącą się składać na kapitał zakładowy. Mogą to być nieruchomości, rzeczy ruchome (maszyny, surowce) jak i wierzytelności, inne prawa majątkowe (licencje czy prawa autorskie), a także Know-how czyli pewna wiedza techniczna z danej dziedziny, umiejętność wyprodukowania czegoś lub kompetencje. Możliwe jest również wniesienia do spółki jako aportu całego przedsiębiorstwa. W rozpatrywanym wyżej przykładzie spółki trójosobowej, wartość wkładów każdego ze wspólników wynosi 50 tyś zł., przy czym każdy ze wspólników może wnieść do spółki ten wkład pod postacią tak sumy pieniężnej, jak i - w całości albo częściowo - w formie aportu tj. np. urządzeń, praw majątkowych lub wiedzy.

4. postanowienie, czy wspólnik może mieć jeden czy większą liczbę udziałów;

5. określenie liczby i wartości nominalnej udziałów objętych przez poszczególnych wspólników; minimalna wartość udziałów wynosi 50 zł;

6. w przypadku, gdy wspólnik wnosi na pokrycie swoich udziałów w kapitale zakładowym spółki wkłady niepieniężne - aport, wówczas obligatoryjną treścią umowy spółki jest określenie przedmiotu tego wkładu, określenie wspólnika wnoszącego wkład oraz wskazanie liczby i wartości objętych w zamian za ten wkład udziałów;

7. czas trwania spółki, jeśli jest oznaczony.

Poza wymienionymi powyżej obligatoryjnymi elementami, mogą w treści umowy znaleźć się postanowienia, które nakładają na wspólników pewne dodatkowe obowiązki, poza podstawowym obowiązkiem wniesienia wkładu, albo też przyznają wspólnikowi dodatkowe korzyści.

Ad. 2. Wniesienie wkładów na pokrycie całego kapitału zakładowego.

Drugą przesłanką powstania spółki jest wniesienie wkładów na pokrycie całego kapitału zakładowego, a w przypadku objęcia udziałów za cenę wyższą od wartości nominalnej konieczność wniesienia również tej nadwyżki. Z momentem wniesienia wkładów spółka staje się ich właścicielem.

Ad. 3. Powołanie zarządu.

Jak wyjaśniono powyżej, spółka z o.o. jest osobą prawną, osobnym od wspólników bytem prawnym i jako taka działa poprzez swoje organy – zarząd oraz zgromadzenie wspólników (Ustanowienie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej w spółce z o.o., co do zasady, zależy od woli wspólników. Obowiązek powołania tych organów istnieje, jeżeli kapitał zakładowy spółki przekracza 500.000 złotych, przy jednoczesnej liczebności wspólników powyżej 25). Zarząd może być organem jednoosobowym lub wieloosobowym i się składać ze wspólników albo też osób trzecich – spoza grupy wspólników. Zasadniczo członkowie zarządu powoływani są przez wspólników - uchwałą.

Funkcjonowanie zarządu spółki z o.o. regulują przepisy ksh, postanowienia umowy spółki z o.o. oraz regulamin zarządu. Uprawnienia zarządu określone w ksh obejmują dwie płaszczyzny: prowadzenie spraw spółki (podejmowanie decyzji gospodarczych) i reprezentację spółki na zewnątrz - składanie oraz przyjmowanie w imieniu spółki oświadczeń woli.

Jeżeli zarząd spółki z o.o. jest wieloosobowy, sposób reprezentowania określa umowa spółki. Można w takim wypadku wskazać, że każdy ze wspólników może reprezentować spółkę samodzielnie lub też konieczne jest współdziałanie dwóch czy też wszystkich członków zarządu. Jeżeli umowa spółki tego nie określa, to do składania oświadczeń w imieniu spółki z o.o. wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. Oświadczenia składane spółce oraz doręczenia pism spółce mogą być natomiast dokonywane wobec jednego członka zarządu lub prokurenta.

Zatem - ogólnie rzecz ujmując - zarząd jest organem kierującym spółką i za pośrednictwem którego spółka działa na zewnątrz. Zgromadzenie wspólników jest natomiast najwyższą władzą spółki, dla kompetencji której zastrzeżono szereg najistotniejszych kwestii. Decyzje obu organów muszą przybrać w określanych przepisami sytuacjach formę uchwał. Uchwały wspólników wymaga bowiem, w szczególności:

• rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki, sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy oraz udzielenie absolutorium członkom organów spółki z wykonania przez nich obowiązków,
• zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nich ograniczonego prawa rzeczowego,
• nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej,
• określenie zysku przeznaczonego do podziału między wspólników za dany rok,
• powołanie i odwołanie członka zarządu spółki, chyba że umowa spółki stanowi inaczej,
• zmiana umowy spółki, za wyjątkiem przypadków określonych w ksh,
• rozwiązanie spółki lub decyzja o przeniesieniu jej siedziby za granicę.

Ad. 4. Wpisanie spółki do rejestru.

Zarząd składa do sądu rejestrowego wniosek o wpisanie spółki do rejestru przedsiębiorców. Do wniosku należy dołączyć:

• umowę spółki,
• oświadczenie wszystkich członków zarządu o wniesieniu wszystkich wkładów na pokrycie całego kapitału zakładowego,
• dowód ustanowienia pierwszych organów spółki,
• podpisaną przez wszystkich członków zarządu listę wspólników wskazującą imię i nazwisko bądź też nazwę lub firmę każdego ze wspólników oraz liczbę i wartość nominalną udziałów przez nich objętych,
• uwierzytelnione podpisy członków zarządu.

Z chwilą wpisania spółki do rejestru sądowego, uzyskuje ona osobowość prawną. Po powstaniu spółki konieczne jest zgłoszenie spółki w odpowiednim Urzędzie Skarbowym oraz uzyskanie numerów NIP i Regon. Na koszty powstania spółki składają się opłaty sądowe, notarialne, opłaty związane z ogłoszeniem w publikatorze i wynoszę łącznie (przy minimalnym kapitale zakładowym) ok. 1.500 zł. Suma ta nie uwzględnia kosztów sporządzenia umowy spółki czy doradztwa dla wybrania określonych rozwiązań prawnych. Spółka może zostać zarejestrowana przez sąd w terminie do pięciu tygodni.

Opracowanie: Kancelaria adwokacka w Szczecinie - adwokat Tomasz Bąk ul. Niedziałkowskiego 18/2. 71-403 Szczecin